Для полноценной работы с TeamSpeak пользователю требуются наушники или колонки и микрофон. Для произношения фраз доступны два способа активации микрофона: кнопкой клавиатуры или мыши (англ. push to talk) и голосом (англ. voice activation). Активировавший микрофон участник отмечается индикатором ярко зелёного цвета, в то время как молчащий пользователь имеет значок тёмно зелёного цвета. Участники также могут ставить себе статусы, отключающие приём или передачу звука, либо просто информирующие о том, что человек отошёл. Чтобы пользоваться TeamSpeak, необходимо знать адрес сервера, на котором установлена серверная часть программы, и пароль, если он требуется для соединения. Подключившись к серверу, пользователь попадает в корневой канал, если при подключении не был указан путь в конкретный подканал. Весь сервер представляет собой корневую иерархическую систему каналов и подканалов, каждый из которых может иметь собственного модератора или супермодератора, а также свой уровень доступа, отличный от прочих каналов. Процесс общения представляет собой конференцию в реальном времени, в которой говорящие могут произносить реплики одновременно, подчас заглушая друг друга. Во избежание этого, каждый участник может заблокировать лично для себя звук от другого участника.